11.1. Стандартные отчеты

Путь в простом интерфейсе

Бухгалтерия

Путь в полном интерфейсе

Отчеты

Для получения данных об остатках и оборотах в бухгалтерском и налоговом учете для налога на прибыль используйте стандартные отчеты. Данные могут быть как синтетическими, так и аналитическими с детализацией по субконто.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» предприятие обязано вести регистры бухгалтерского учета. Предприятие может утвердить свои стандартные бухгалтерские отчеты в качестве регистров.

В программе есть следующие стандартные отчеты:

■ Оборотно-сальдовая ведомость,

■ Оборотно-сальдовая ведомость по счету,

■ Анализ счета,

■ Карточка счета,

■ Обороты счета,

■ Анализ субконто,

■ Карточка субконто,

■ Обороты между субконто,

■ Сводные проводки,

■ Отчеты по проводкам,

■ Главная книга,

■ Шахматная ведомость,

■ Универсальный отчет,

■ Регистры налогового учета,

■ Регистры учета малых предприятий.

Если в информационной базе ведется учет нескольких организаций, то в отчете можно установить отбор по организации. В отчете можно выбрать период.

Для настройки дополнительных параметров отчета нажмите кнопку Показать настройки.

Рис. 628

Все настройки отчета упорядочены по вкладкам. Ниже рассмотрим подробнее каждую из них.

На вкладке Группировка можно задать условия, чтобы данные в отчете группировались по аналитическим объектам или группам объектов. В зависимости от вида отчета аналитическими объектами могут быть, например, счета или субконто.

Сгруппированные данные можно располагать в отчете по-разному. Порядок расположения задавайте кнопками Переместить текущий элемент вверх и Переместить текущий элемент вниз.

Для некоторых отчетов можно задать условие, чтобы данные в отчете выводились с определенной периодичностью. Если для поля Периодичность указано значение За период отчета, то данные в отчете будут представлены в целом за весь указанный период без разделения на дополнительные интервалы. В остальных случаях группировка по периодичности будет на самом нижнем уровне.

Рис. 629

На вкладке Отбор в колонке Поле добавьте недостающее поле для отбора.

В колонке Вид сравнения выберите одно из значений:

■ Равно – поле должно быть точно равно значению.

■ Не равно – поле должно быть не равно значению.

■ В списке – поле должно быть равно одному из значений, перечисленных в колонке Значение.

■ В группе – поле должно быть равно либо самому значению, либо подчиненному значению. Например, в справочнике Контрагенты у вас есть группы «Покупатели», «Поставщики», «Банки», «Государственные органы». Чтобы отобрать всех покупателей, задайте отбор: поле – «Контрагент», условие – «В группе», значение – «Покупатели».

■ В группе из списка – в отличие от предыдущего условия, вы можете задать несколько значений для отбора. Например, из справочника Контрагенты можно выбрать и «Покупателей», и «Поставщиков». Для этого задайте отбор: поле – «Контрагент», условие – «В группе из списка», значение – «Покупатели», «Поставщики».

■ Не в списке – поле не должно быть равно ни самому значению, ни подчиненным значениям.

■ Не в группе из списка – аналогично предыдущему условию для списка значений.

■ Содержит – значение поля воспринимается как набор символов и сравнивается с набором символов из колонки Значение. В результате в отчете выводятся только те наборы символов поля, которые содержат наборы символов из колонки Значение.

■ Не содержит – в отчет попадают только те наборы символов поля, которые не содержат наборы символов из колонки Значение.

■ Заполнено или Не заполнено – отчет показывает данные с заполненными или, соответственно, незаполненными значениями.

В колонке Значение укажите значение выбранного поля.

Если в таблице указать больше одного условия заполнения полей, то в отчете выведутся данные, которые одновременно соответствуют всем перечисленным условиям.

Для того чтобы данные соответствовали хотя бы одному из заданных условий, проделайте следующие шаги:

1. Выделите в таблице нужные строки: на клавиатуре нажмите и удерживайте клавишу Ctrl и одновременно кликайте мышкой по строкам.

2. Нажмите кнопку Еще.

3. В меню выберите пункт Сгруппировать условия.

Рис. 630

4. В колонке Тип группы в первой строке выберите значение:

○ Группа Или. В отчете будут отобраны данные, которые соответствуют хотя бы одному из заданных условий.

○ Группа И. В отчете будут отобраны данные, которые соответствуют сразу всем строкам условий.

○ Группа Не. В отчете будут отобраны данные, которые не соответствуют всем сгруппированным условиям одновременно.

В отчете могут показываться одновременно различные данные при условии, что на счете ведется соответствующий вид учета:

■ суммы, отраженные в бухгалтерском учете;

■ суммы, отраженные в налоговом учете по налогу на прибыль, постоянные и временные разницы, контроль соблюдения правила «БУ = НУ + ПР + ВР»;

■ показатели разниц между бухгалтерским и налоговым учетом;

■ суммы в иностранной валюте на счетах валютного учета;

■ развернутое сальдо для активно-пассивных счетов;

■ количество.

Рис. 631

На вкладке Дополнительные поля можно добавить поля в отчет. Это могут быть, например, реквизиты справочников, по которым настроена группировка, реквизиты счета или валюты.

Сортировка упорядочивает данные по полям отчета. Задавайте условия на вкладке Сортировка. Например, сальдо на начало периода можно сортировать по возрастанию или убыванию данных. Элементы справочника Контрагенты можно сортировать по любому реквизиту: коду, ИНН, наименованию и т. д. Можно задавать сразу несколько настроек для сортировки.

На вкладке Оформление можно изменить внешний вид отчета – настроить его так, чтобы вам было легче и быстрее воспринимать информацию. На этой вкладке можно оформить заголовок, подписи, отрицательные остатки и пр.

Перед тем как печатать отчет в качестве бухгалтерского регистра в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», поставьте флажки на условиях Заголовок, Единица измерения, Подписи. Эти реквизиты обязательно должны быть в бухгалтерском регистре.

Должна быть включена настройка

Настройки → Система → Проведение документов → Проверять проведение документов при формировании отчетов

При формировании отчетов могут автоматически проверяться и актуализироваться данные учета.

Если при включенной проверке после закрытия месяца были проведены документы, то в отчете отображается строка Данные учета неактуальны. По кнопке Актуализировать будут автоматически перепроведены все документы с указанной даты и выполнено закрытие месяца.

Рис. 632

Во всех стандартных отчетах можно посмотреть детализацию до документов. С такой детализацией легче находить и исправлять ошибки.

1. Наведите курсор на ячейку. Если на изображении курсора появится лупа, то для этой ячейки доступна детализация.

2. Дважды кликните по ней мышкой.

3. В меню выберите подходящий вариант расшифровки.

Рис. 633

Откроется детальный отчет.

Рис. 634

В качестве расшифровки может быть другой отчет, который раскроет состав выбранного показателя. Из нового отчета затем можно получить следующую детализацию. Конечные и самые подробные отчеты:

■ Карточка счета,

■ Отчет по проводкам,

■ Карточка субконто.

В этих отчетах отражены только те проводки, которые повлияли на значение выбранного показателя.

Если вы ищете учетную ошибку, то из отчета Карточка счета или Отчет по проводкам перейдите к документу, кликнув по ячейке с ошибкой, и исправьте его.

После исправления документа нажмите кнопку Сформировать отчет, чтобы обновить данные в отчете с учетом последних изменений.

Для того чтобы получить в отчете сумму ячеек, используйте автоматическое суммирование. Выделять для суммирования можно как ячейки, идущие подряд в строке или столбце, так и стоящие отдельно. Отдельные ячейки выделяйте мышкой, одновременно удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре.

По мере выделения ячеек считается сумма и выводится на командной панели.

Рис. 635

Регистры бухгалтерского учета можно подписывать электронной подписью и сохранять в архив.

1. Откройте нужный стандартный отчет или справку-расчет.

2. Нажмите кнопку Показать настройки.

3. На вкладке Оформление установите флажки Единица измерения и Подписи.

Рис. 636

4. Нажмите кнопку Сформировать.

5. Нажмите кнопку Регистр учета и выберите в меню Подписать ЭП и сохранить.

6. В открывшемся окне выберите сертификат электронной подписи. Нажмите кнопку Подписать.

Рис. 637

Регистр бухгалтерского учета с ЭП будет помещен в Архив регистров учета.

7. Для сохранения подписанного регистра в файл нажмите кнопку Регистр учета и выберите Открыть архив.

8. Выберите файл и нажмите кнопку Сохранить как.

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость формируется в виде таблицы. По каждой строке выводится информация, которая относится к определенному счету или субсчету. Счета в отчете упорядочены в порядке возрастания номеров.

Для каждого счета учета показываются суммы остатков на начало и конец периода – дебетового и кредитового, а также суммы оборотов по дебету и кредиту за установленный период.

Рис. 638

Настроить отчет можно на командной панели. В частности, можно установить или отменить вывод субсчетов, субконто, валютных сумм по счетам, для которых установлен признак ведения валютного учета, настроить группировку данных по периодам, вывод развернутого сальдо.

Развернутым сальдо называется остаток, который состоит из дебетового и кредитового сальдо. Здесь дебетовое сальдо – сумма дебетовых сальдо всех нижестоящих субсчетов, т. е. сумма остатков по тем субсчетам, где остатки получились дебетовыми. Кредитовое сальдо – сумма кредитовых сальдо всех нижестоящих субсчетов.

Например, так отчет выглядит без развернутого сальдо:

Рис. 639

Так отчет выглядит с развернутым сальдо:

Рис. 640

Развернутое сальдо можно определять для отдельных счетов. Оно полезно для счетов учета расчетов, чтобы при формировании отчета не происходило взаиморасчета долгов, не связанных между собой.

Для того чтобы настроить развернутое сальдо:

1. Нажмите кнопку Показать настройки.

2. Перейдите на вкладку Развернутое сальдо.

3. Укажите счет и перечислите субконто, по которым нужно разворачивать сальдо.

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету показывает для выбранного счета начальные и конечные остатки, а также обороты за период.

Рис. 641

Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить остатки и обороты раздельно по субконто и по организациям. Если выбранный счет содержит субсчета, то отчет можно сформировать с детализацией по субсчетам. Данные показываются с дополнительной разбивкой по заданным периодам. При этом можно выбрать любой период.

Например, если нужно получить данные о затратах основного производства в течение отчетного периода, в параметрах отчета укажите счет 20.01 «Основное производство». Созданный отчет показывает затраты на производство с двумя уровнями разбивки: по подразделениям организации и по номенклатурным группам внутри каждого подразделения.

Отчет можно настроить так, чтобы показывалось развернутое сальдо. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом. Если признак вывода развернутого сальдо включен, то развернутое сальдо выводится в строке Итого.

Отчет Обороты счета показывает начальный и конечный остатки выбранного счета за указанный период, детализацию этих оборотов в разрезе корреспондирующих счетов.

Данные могут быть выведены с дополнительной разбивкой по заданным периодам. Период можно выбрать любой. Разным периодам соответствуют разные строки отчета.

Рис. 642

Дебетовые и кредитовые обороты можно детализировать по субсчетам корреспондирующих счетов.

В отчете показывается, в каком объеме и в корреспонденции с какими счетами поступали и списывались средства с выбранного счета за указанный период.

В отчете можно настроить развернутое сальдо. Развернутое сальдо рассчитается для каждого уровня группировки и счета в целом.

Отчет Анализ счета показывает обороты между выбранным счетом и всеми остальными счетами за определенный период. В отчете выводятся остатки по счету на начало и на конец периода.

В отчете можно выводить данные с дополнительной разбивкой по периодам.

Сформированный отчет представляет собой таблицу, в строках которой приведены номера корреспондирующих счетов и обороты в их дебет и кредит – соответственно с кредита и дебета выбранного счета. Кроме того, отчет показывает промежуточные итоги в разрезе установленной периодичности.

В отчете можно настроить развернутое сальдо. Развернутое сальдо рассчитается для каждого уровня группировки и счета в целом.

Рис. 643

Отчет Карточка счета – стандартный отчет с предельной детализацией до проводки. Сформированный отчет показывает выборку информации о проводках. Выборка упорядочена по датам. В отчет попадают те проводки, которые относятся к указанному периоду и в которых был использован выбранный счет.

Рис. 644

Отчет Карточка счета можно настроить так, чтобы он выводил промежуточные итоги в разрезе выбранной периодичности: по дням, неделям и т. д.

Если по счету ведется аналитический учет, то в настройках можно задать отбор проводок по значению субконто.

Отчет Анализ субконто показывает начальное и конечное сальдо, а также обороты за период по счетам, которые имеют выбранный вид субконто и выбранное значение субконто.

Рис. 645

Для каждого значения субконто можно посмотреть детализацию по счетам. Отчет можно настроить дополнительную детализацию по субсчетам. Тогда отчет покажет данные с дополнительной разбивкой по заданным периодам. Период можно выбрать любой.

Отчет Обороты между субконто выводит список всех оборотов между парой выбранных субконто.

Рис. 646

Карточка субконто – стандартный отчет с детализацией до проводок. В отчете отбираются проводки, в которых был использован нужный вид субконто или значение субконто, упорядочивает их по датам из указанного периода и выводит в таблицу. Каждая строка таблицы соответствует одной проводке.

Рис. 647

По структуре отчет Карточка субконто аналогичен отчету Карточка счета.

Отчет выводит итоговую информацию: начальный и конечный остатки по выбранному счету, итоговые обороты.

Отчет можно настроить так, чтобы он выводил промежуточные итоги в разрезе выбранного периода: по дням, неделям и т. д.

Отчет по проводкам по заданным критериям отбирает проводки и выводит их в таблицу. Критерии можно изменить в настройках.

Рис. 648

В настройках можно убрать или добавить в отчет следующие критерии: счет дебета, счет кредита, валюту, документ, фрагмент текста, который должен содержаться в операции или наименовании субконто.

Отчет Главная книга показывает для каждого счета или субсчета начальное и конечное сальдо, его обороты с другими счетами или субсчетами за выбранный период.

Рис. 649

Отчет можно настроить так, чтобы он выводил детализацию за период: месяц, квартал, полугодие, год. Кроме того, в настройках можно указать признак разбивки по листам, чтобы при печати отчета данные каждого счета выводились в виде отдельного листа главной книги.

Отчет Шахматная ведомость показывает обороты между счетами за выбранный период. Строки таблицы соответствуют дебетуемым счетам, столбцы – кредитуемым счетам.

Рис. 650

В ячейке отчета на пересечении счетов дебета и кредита выводится оборот между ними за выбранный период: оборот с дебета счета, указанного слева, в кредит счета, указанного сверху.